Kuinka teknologia helpottaa etätyöskentelyä

Kuinka teknologia helpottaa etätyöskentelyä

Viimeisen vuoden aikana moni työntekijä ja opiskelija on joutunut sopeutumaan uuteen työympäristöön. Nimittäin etätyöskentely ja kotona oleminen ovat tulleet entistäkin tutuimmiksi monille meistä. Vaikka ensimmäinen ajatus saattaisi olla se, että kotona työskentely on paljon mukavampaa kuin toimistolle meneminen, erilaiset vaikeudet ja ongelmatilanteet ovat tietenkin olleet osana työpäivää. Työnantajat ovat joutuneet kehittämään uusia tapoja tehdä työtehtäviä ja pitää olla ryhmähenkeä, joten minkälaiset asiat sitten ovat mahdollistaneet etätyöskentelyn? Katsomme seuraavaksi, miten teknologia ja uudet innovaatiot ovat helpottaneet etätyötämme ja miten ne myös jatkossa kehittyvät.

Miten työt onnistuvat kotoa käsin?

Jos ajattelemme elämää vain muutama kymmenen vuotta sitten, voimme tietysti löytää monia eroavaisuuksia nykyhetkeen. Etätyöskentelyyn ei silloin olisi ollut kovinkaan suuria mahdollisuuksia, mutta nyt monet toimistot pystyivät lähettämään työntekijät kotiin hoitamaan samoja tehtäviään. Tämän mahdollistaa tietenkin se, että käyttämämme tietokoneet ja älylaitteet ovat kehittyneet paljon ja ne ovat yhä useampien kuluttajien saatavilla. Monella on jo valmiiksi pöytäkone kotona, mutta tarvittaessa moni työnantaja myös tarjoaa kannettavan tietokoneen, jota on helppo pitää mukana kodin ja työpaikan välillä. Näin kaikki tiedostot ja sovellukset pysyvät mukana, joten etätyöskentelyyn on erittäin hyvä mahdollisuus. Myös nettiyhteydet ovat yleistyneet ja nykyään melkein jokaisella on kotona erittäin nopeasti toimiva yhteys. Tämä tietenkin tekee etätyöskentelystä helppoa ja töiden aloittamiseen tarvitsee ainoastaan avata tietokone ja tarvittavat ohjelmat.

Etätyöskentelyssä on tärkeää se, että jokaisella työntekijällä on pääsy tarvittaviin ohjelmiin ja tiedostoihin. Esimerkiksi Googlella on monia sovelluksia, jotka sopivat tiedostojen säilytykseen niin, että työnantaja voi jakaa ne kaikille tarvitseville. Projektinhallinta on myös toinen osa-alue, johon on kehitetty monia sivustoja ja ne toimivat yleensä vain selaimen avulla. Ylimääräisten sovellusten lataaminen on siis monesti vapaaehtoista, sillä ne saattavat viedä liikaa tilaa koneeltasi. Kehitys siis on ottanut huomioon monet erilaiset tilanteet ja ratkaisuja löytyy laidasta laitaan. Monet sivustot myös tekevät tehtävien jakamisesta erittäin helppoa. Voit esimerkiksi lisätä kaikki mahdolliset tehtävät ja vaiheet jokaisen näkyville, mutta valita erikseen, kenelle se kuuluu. Näin työntekijät ovat perillä vaiheista ja voivat helposti suunnitella työtehtävänsä ja päivänsä niiden mukaan.

Kommunikaatio on siis erittäin tärkeää ja se korostuu etenkin silloin, kun työntekijät ovat kaukana toisistaan. Sähköpostien lähettely voi olla joskus hidasta, varsinkin jos vastauksen tarvitsee heti. Tässä tapauksessa monet viestittelysovellusket ovat tarpeellisia ja ne tarjoavat myös monia erilaisia tapoja kommunikointiin. Viestien lisäksi videopuhelut mahdollistavat palaverien helpon pitämisen. Videopuheluissa on tietysti ilmennyt monenlaisia hankaluuksia ja niiden käytön opetteluun voi mennä joillakin enemmän aikaa. Tästä huolimatta palveluita kehitetään koko ajan ja niiden toimivuus paranee huimaa vauhtia.  

VPN ja sen tärkeys työpaikoilla

VPN ja sen tärkeys työpaikoilla

Kun työnantaja jakaa salaisia tiedostoja ja pääsyn sen omiin sovelluksiin, VPN-yhteys pitää huolen siitä, että ne pysyvät turvassa. Erityisesti nyt, kun monille aloille suositellaan etätyöskentelyä, tulee työntekijöiden olla perillä tietoturvallisuudesta ja erityisesti siitä, miten he voivat pitää siitä huolta kotonaan. VPN mahdollistaa sen, että työntekijä saa yhteyden työpaikkansa verkkoon salatusti. Kun tiedostoja ja sovelluksia avataan jostain muualta, kuin työpaikalta, VPN-yhteys päästää työntekijän niihin käsiksi ja pitää huolen siitä, etteivät ne päädy vuotamaan ulkopuolisille.

Monia muutoksia on siis ehtinyt jo tapahtua, mutta onneksi monet yritykset ovat perillä tarpeista, joten ne kehittävät uusia ratkaisuja muille. Tietoturva ja työntekijöiden hyvinvointi eivät siis voi unohtua, vaikka työntekoon on tullut paljon muutoksia. On myös ennustettu, että etätyöskentely on tullut jäädäkseen ja pandemian jälkeen moni aikoo myös jatkaa kotona työskentelyä. Tästä syystä teknologia tulee siis kehittymään etätyötä varten seuraavien vuosien aikana.